BẢN TIN TUYÊN TRUYỀN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP Kỳ 8: Văn hóa hội họp và làm việc

Trong cuộc họp, ngoài những phần quan trọng như nghi thức, nội dung… thì Văn hóa hội họp là vấn đề cần được quan tâm xây dựng. Văn hóa hội họp nơi công sở có thể khác nhau ở tính chất và đối tượng. Ví dụ tính chất của một cuộc họp giữa các cổ đông chắc chắn sẽ khác với cuộc họp giữa ban quản lý và nhân viên. Tuy nhiên, dù tính chất và đối tượng khác nhau thì điều cần thiết anh, chị nên làm đó là tuân thủ những quy tắc trong văn hóa hội họp. Điều này không chỉ giúp anh, chị xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho bản thân, cho doanh nghiệp mà còn tạo điều kiện cho công việc diễn ra một cách suôn sẻ.

Vì vậy, để cùng xây dựng văn hóa hội họp một cách hiệu quả, chuyên nghiệp, quý CBCNV Công ty luôn ghi nhớ và thực hiện tốt những nội dung sau:

1. Luôn Đúng giờ.

Đúng giờ là một yếu tố cần thiết khi nói đến những cuộc họp chính thức và mang tính quan trọng. Trong thực tế, anh, chị không nên có mặt đúng lúc cuộc họp chuẩn bị bắt đầu, mà cần đến sớm hơn ít nhất năm phút. Sự chậm trễ không chỉ thể hiện sự thiếu lịch sự, nghiêm túc và tôn trọng tập thể mà còn làm mất hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại mà anh, chị đang dày công gây dựng.

Nếu anh, chị đến muộn vì một vài lý do nào đó, hãy ngồi vào chỗ và không làm phiền đến những người xung quanh. Hoặc trong trường hợp không thể tham dự được hoặc đến muộn cần báo cho người có trách nhiệm biết trước.

2. Trang phục phù hợp

Trang phục phải phù hợp với tính chất cuộc họp, đặc biệt với các cuộc họp quan trọng, bởi đây là cách gián tiếp thể hiện sự tôn trọng tập thể, đối tác, sự kiện, thể hiện tính chuyên nghiệp và văn hóa của người dự họp.

Trang phục cũng chính là cách nói gián tiếp anh, chị có tôn trọng người đối diện hay không? Vì vậy ăn mặc chuyên nghiệp, chỉnh tề và phù hợp với mục đích cuộc họp là điều vô cùng cần thiết. Hãy chắc chắn quần áo của anh chị không bị rách, nhàu nhĩ hoặc cáu bẩn. Thêm vào đó trong các cuộc họp trang phục của các anh chị không nên quá lòe loẹt.

3. Chuẩn bị kỹ càng

Tìm hiểu trước nội dung, địa điểm, thời gian, thành phần, mục đích cuộc họp một cách chính xác nhất có thể để tránh những tình huống phát sinh không đáng có.

Mọi cuộc họp đều có chương trình thảo luận và nghị sự. Anh, chị có thể là người trả lời hoặc là người đưa ra câu hỏi. Dù ở bất cứ cương vị nào anh, chị cũng cần có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tránh tình trạng ngồi không. Đừng lãng phí thời gian của người khác bằng những câu trả lời loanh quanh, mơ hồ. Chỉ nói đến chủ đề liên quan với những câu trả lời ngắn, đơn giản nhưng đủ ý.

Anh, chị có thể chuẩn bị tài liệu bằng văn bản hoặc slide show… để giúp đồng nghiệp, cấp trên hiểu rõ những ý tưởng anh, chị đang trình bày. Không nên trình bày nội dung slide trình chiếu quá dài khiến người theo dõi mệt mỏi và không nắm được nội dung chính của cuộc họp. Luôn nhớ đem theo giấy bút hoặc các tài liệu cần thiết để trình bày.

4. Ứng xử văn hóa trong cuộc họp

Giữ im lặng. Không ồn ào, Không đọc báo, lướt mạng, chơi game trong thời gian họp, không gây tiếng động bất thường, và điện thoại di động phải chuyển sang chế độ rung/ im lặng hoặc nên tắt máy nếu là cuộc họp có tính chất quan trọng. Không nên để điện thoại trên bàn vì có thể anh, chị có thể làm phiền đến không khí cuộc họp khi chẳng may điện thoại anh, chị rung liên tục khi anh, chị đang trình bày, thuyết trình tại cuộc họp.

Luôn chú ý lắng nghe người khác nói, không ngắt lời người khác khi đang phát biểu hoặc thuyết trình. Trong cuộc họp có thể xảy ra những tranh luận, những ý kiến trái chiều. Tuy nhiên, thái độ tôn trọng, bình tĩnh và phát biểu từ tốn là điều anh, chị nên làm và cần thiết phải làm.

Khi đặt câu hỏi nên giơ tay và chờ chủ tọa gọi để phát biểu. Tuân theo sự điều hành của chủ tọa.

Khi đặt câu hỏi cần phải ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề, và chỉ hỏi một câu. Nếu hỏi nhiều câu phải nói rõ câu 1, câu 2…

Tham dự hội họp từ đầu đến cuối. Chỉ rời hội trường khi hội nghị chấm dứt. Không nên bỏ ra giữa chừng trong khi bất cứ một diễn giả nào đang nói chuyện.

Và cuối cùng, hãy tiết kiệm điện bằng cách chỉ bật đủ lượng đèn chiếu sáng và máy lạnh và chú ý tắt tất cả thiết bị điện trước khi ra về. Thu dọn và trả về đúng vị trí các vật dụng, tài sản sử dụng chung của mỗi phòng họp.

Văn hóa hội họp thể hiện rõ nét văn hóa, tác phong làm việc của từng thành viên nói riêng và của cả doanh nghiệp nói chung. Vì vậy, để góp phần xây dựng hình ảnh, văn hóa của Công ty, chúng ta hãy cùng nhau thực hiện tốt Văn hóa hội họp để các cuộc họp luôn thật sự hiệu quả, văn minh, nơi tỏa sáng tinh thần làm việc tập thể và mang lại hưng phấn cho những người tham dự.