BẢN TIN TUYÊN TRUYỀN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP Kỳ 12: THỰC HIỆN S1 – SÀNG LỌC NƠI LÀM VIỆC

Nhiều người vẫn cho rằng mình quá bận rộn với công việc nên không có thời gian để dọn dẹp bàn làm việc hoặc cho rằng trên bàn phải nhiều hồ sơ tài liệu thì mới thể hiện mình là người quan trọng, nhưng thật ra chỉ cần bỏ ra 5 phút mỗi ngày và duy trì đều đặn công việc này hàng ngày thì bạn sẽ tạo không gian thoáng đãng, sạch sẽ cho chỗ làm việc của mình.

Những vật dụng như viết, thước kẽ, ghim bấm nên cho vào ngăn kéo bàn làm việc. Các tài liệu, hồ sơ nên định kỳ được phân loại, sắp xếp sao cho dễ lấy và dễ tìm thấy. Anh, chị không nên để tủ hồ sơ, bàn làm việc bừa bộn, đầy những tài liệu mà không được sắp xếp theo nguyên tắc nào. Như vậy, khi cần tìm kiếm sẽ rất khó khăn và mất nhiều thời gian, thậm chí là thất lạc những tài liệu quan trọng. Để tránh tình trạng này, tủ hồ sơ nên được sắp xếp tài liệu ngăn nắp, gọn gàng theo những quy chuẩn anh chị quy định rõ.

Trong Bản tin Văn hóa doanh nghiệp kỳ trước, Ban Biên tập đã gửi đến các CBCNV Tập đoàn một số thông tin cơ bản về 5S và Kaizen – những hiểu biết cơ bản để tạo nên môi trường làm việc sạch sẽ gọn gàng, đồng thời qua đó nâng cao hiệu suất lao động cho các thành viên Hoa Sen ở khối văn phòng cũng như sản xuất. Kỳ này, chúng tôi tiếp tục đi sâu và gửi đến các anh, chị những thông tin cần biết để chúng ta bắt tay vào thực hiện S đầu tiên trong 5S – SÀNG LỌC.

Trước tiên, mỗi chúng ta cần xác định và phân loại được các dụng cụ, đồ dùng theo tần suất sử dụng trong quá trình làm việc, làm việc theo mức độ thường xuyên hay không thường xuyên, sắp không cần nữa và hiện tại không còn dùng nữa. Các anh chị có thể tuân theo nguyên tắc đơn giản là: “Đừng giữ những gì mà công việc mình không cần đến!”

Việc sàng lọc nên được thực hiện theo những bước sau: (Các bước này đặc biệt hiệu quả đối với môi trường sản xuất – không gian làm việc rộng lớn, nhiều trang thiết bị cần sử dụng…)

–         Xác định tình trạng, mức độ hư hỏng, bụi bẩn/ rỉ sét… của các thiết bị.

–         Tìm hiểu nguyên nhân của các hiện tượng tại nơi làm việc.

–         Xác định những vật dụng, thiết bị… cần “dọn dẹp”.

–         Liệt kê thật chi tiết nguyên nhân gây nên tình trạng trên.

–         Đưa ra phướng án thực hiện hiệu quả.

–         Lên kế hoạch và triển khai.