BẢN TIN TUYÊN TRUYỀN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP Kỳ 11: 5S là gì? Kaizen là gì?

Có lẽ trong các CBCNV Tập đoàn chúng ta không ai còn xa lạ với các thuật ngữ 5S, Kaizen… Đó là những thuật ngữ kinh tế của người Nhật với ý nghĩa chung là những hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích tập thể hơn là lợi ích của cá nhân. Kaizen được ghép bởi từ “kai” có nghĩa là thay đổi và từ “zen” có nghĩa là tốt hơn. Tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Trong khi đó 5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhựt bao gồm “SEIRI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE” tạm dịch sang tiếng Việt là: Sàng lọc, Sắp sếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng – nghĩa của phương pháp 5S Nhật Bản đơn giản với đúng bản chất tên gọi của chúng .

Các doanh nghiệp của Nhật Bản nói chung rất thành công và họ cũng rất tự hào về việc phát minh ra phương pháp 5S mà  nhiều doanh nghiệp khác trên thế giới phải áp dụng theo, khi nghe đến phương pháp này không ai trong chúng ta không nghi ngờ rằng đây là “phương pháp dọn vệ sinh kiểu hiện đại” – không sai, bề nổi của 5S chính là đó, nhưng cái được lớn hơn đó là “ý thức, tinh thần tự  giác” của người  lao động, ý thức này sẽ biến thành ý thức trong thực hiện công việc, trách nhiệm trong việc làm ra các sản phẩm, công việc có chất lượng. Là một công cụ mang tính nền tảng căn bản, Ban biên tập xin được chia sẻ một số hiểu biết về ý nghĩa của 5S và Kaizen đến với các CBCNV Tập đoàn như sau:

1.     Sàng lọc – S1 (Seiri):

Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì.

2.     Sắp xếp – S2 (Seiton):

Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.

3.     Sạch sẽ – S3 (Seiso):

Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh …. S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.
4. Săn sóc – S4 (Sheiketsu):

Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn luyện và phát triển.

5. Sẵn sàng – S5 (Shitsuke):

Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn.

Đối tượng áp dụng

5S là một công cụ mang tính nền tảng với mục đích hướng đến tạo ra một môi trường làm việc khoa học và giảm/loại bỏ các lãng phí trong các hoạt động. Vì đây chính là mong muốn chung của các tổ chức/doanh nghiệp nên 5S có thể áp dụng cho mọi tổ chức/doanh nghiệp thuộc lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp hay dịch vụ.

Lợi ích áp dụng

1.     5S giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi vị trí

2.     5S giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con người, …

3.     5S giúp giảm thiểu các chi phí hoạt động từ đó nâng cao ưu thế cạnh tranh.

4.     Với một môi trường làm việc thông thoáng và khoa học, 5S giúp nâng cao an toàn sản xuất và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động.

5.     Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể được nhận thức rõ và nâng cao; tăng cường tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên.

6.     Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các CBCNV thông qua 5S.

7.     Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của Công ty trong con mắt khách hàng

KAIZEN nghĩa tiếng Nhật là cải tiến, với bất kỳ người làm việc nào làm trong môi trường có ý thức Kaizen thì họ đều không ngừng cải tiến, việc cải tiến này không phải những vấn đề lớn lao mà từ những việc thật bình thường và cơ bản phải bắt đầu từ những thứ ở ngay quanh chúng ta trước đó là 5S. Cải tiến hiện trường nhờ tính kỷ luật sẽ hình thành thói quen trong ý thức cải tiến của mọi người – thành công nằm ở điểm này.

Lợi ích hữu hình:

  + Tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn;

  + Giảm các lãnh phí, tăng năng suất.

Lợi ích vô hình:

  + Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến;

  + Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết;

  + Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí;

  + Xây dựng nền văn hoá công ty.

Các bước thực hiện Kaizen tại nơi làm việc:

Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA. Từ bước 1 đến bước 4 là P (kế hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước 7, 8 là A (hành động khắc phục hoặc cải tiến). Các bước thực hiện Kaizen giúp chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu. Các bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hoá như sau:

  1. Lựa chọn chủ đề

  2. Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu

  3. Phân tích dữ kiện đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ.

  4. Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu.

  5. Thực hiện biện pháp

  6. Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp

  7. Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn.

  8. Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo.